Panduan Lengkap: Pahami & Berpartisipasi dalam Proses Tender

Panduan Lengkap: Pahami & Berpartisipasi dalam Proses Tender
Panduan Lengkap: Pahami & Berpartisipasi dalam Proses Tender

Tender adalah istilah yang sering kali terdengar di dunia bisnis, namun bagi sebagian orang mungkin masih terdengar asing. Dalam ranah bisnis, proses tender merupakan hal yang cukup penting dan strategis. Ini merupakan momen di mana sebuah perusahaan mengajukan penawaran untuk mendapatkan proyek atau kontrak dari pihak lain, baik itu perusahaan swasta maupun pemerintah. Dalam artikel ini, kita akan mengulas secara mendalam tentang konsep, tahapan, dan pentingnya proses tender dalam dunia bisnis.

Apa Itu Tender?

Tender adalah suatu proses di mana sebuah organisasi atau badan usaha mengajukan permintaan penawaran kepada pihak lain untuk memperoleh barang, jasa, atau pekerjaan konstruksi dengan harga terbaik. Proses ini melibatkan pihak yang mengajukan penawaran, yang biasanya disebut sebagai vendor, dan pihak yang menyelenggarakan tender, seperti perusahaan atau lembaga pemerintah. Vendor akan memberikan penawaran mereka berdasarkan spesifikasi dan persyaratan yang telah ditetapkan, dan pihak yang menyelenggarakan tender akan memilih penawaran terbaik sesuai dengan kebutuhan dan kriteria yang telah ditetapkan. Dengan demikian, tender menjadi cara untuk mendapatkan barang, jasa, atau pekerjaan konstruksi dengan cara yang transparan dan kompetitif. 

Di Indonesia, proses tender diatur dalam Peraturan Presiden (PERPRES) No. 12 Tahun 2021. Tender adalah metode pemilihan untuk mendapatkan penyedia barang atau pekerja konstruksi atau jasa lainnya.

Baca juga: Penjualan: Menjelajahi Esensi dan Pentingnya Dalam Dunia Bisnis

Fungsi Tender

Fungsi dari proses tender dalam dunia bisnis sangatlah beragam dan penting. Beberapa fungsi utamanya antara lain:

  • Mendapatkan Penawaran Terbaik

Proses tender memungkinkan organisasi atau perusahaan untuk mendapatkan penawaran terbaik dari berbagai vendor atau penyedia barang dan jasa. Dengan adanya persaingan, harga yang ditawarkan cenderung lebih kompetitif.

  • Transparansi

Proses tender dilakukan secara terbuka dan transparan, sehingga memastikan bahwa keputusan akhir didasarkan pada kriteria-kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya. Hal ini mengurangi potensi untuk terjadinya kolusi atau kecurangan.

  • Meminimalisir Risiko

Dengan memilih vendor melalui proses tender, organisasi dapat meminimalisir risiko bisnis, seperti risiko kualitas, keterlambatan pengiriman, atau risiko hukum. Hal ini karena vendor yang terpilih telah melewati proses evaluasi yang ketat.

  • Meningkatkan Kualitas

Proses tender mendorong vendor untuk memberikan penawaran terbaik yang tidak hanya dari segi harga, tetapi juga kualitas barang atau jasa yang ditawarkan. Hal ini dapat meningkatkan kualitas barang atau jasa yang diterima oleh organisasi atau perusahaan.

  • Meningkatkan Efisiensi Pengadaan

Dengan mengikuti proses tender, organisasi dapat meningkatkan efisiensi dalam pengadaan barang dan jasa. Proses tender memungkinkan organisasi untuk membandingkan berbagai opsi dan memilih yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka.

  • Membangun Hubungan dengan Vendor

Melalui proses tender, organisasi dapat membangun hubungan yang baik dengan vendor yang terpilih. Hal ini dapat membuka peluang untuk kerja sama jangka panjang yang saling menguntungkan bagi kedua belah pihak.

Baca juga: Cara Membuat Akta Pendirian Usaha

Perbedaan Tender dan Lelang

Panduan Lengkap: Pahami & Berpartisipasi dalam Proses Tender
Panduan Lengkap: Pahami & Berpartisipasi dalam Proses Tender

Perbedaan antara tender dan lelang terletak pada proses dan tujuannya:

  • Proses

    • Tender: Proses tender melibatkan permintaan penawaran dari pihak penyelenggara kepada para vendor atau penyedia barang dan jasa. Vendor kemudian memberikan penawaran mereka, dan pihak penyelenggara memilih penawaran terbaik sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan.
    • Lelang: Proses lelang melibatkan penjualan barang kepada penawar yang memberikan harga tertinggi. Biasanya, lelang dilakukan melalui proses penawaran terbuka di mana penawar dapat meningkatkan harga penawaran mereka secara bertahap hingga penawaran tertinggi tercapai.
  • Tujuan

    • Tender: Tujuan dari proses tender adalah untuk memilih vendor atau penyedia barang dan jasa yang memberikan penawaran terbaik dan sesuai dengan kebutuhan organisasi atau perusahaan.
    • Lelang: Tujuan dari lelang adalah untuk mendapatkan harga tertinggi untuk barang yang dilelang, dengan hasil penjualan akan diberikan kepada penawar yang memberikan penawaran tertinggi.
  • Skala dan Ruang Lingkup

    • Tender: Proses tender biasanya terjadi dalam skala yang lebih kecil, terutama dalam konteks kebutuhan organisasi atau perusahaan untuk memperoleh barang atau jasa tertentu.
    • Lelang: Lelang sering kali terjadi dalam skala yang lebih besar dan dapat melibatkan penjualan barang yang lebih luas, seperti properti, koleksi seni, atau aset lainnya.

Persyaratan Vendor Saat Mengikuti Tender

Berikut adalah beberapa persyaratan yang perlu dipenuhi oleh vendor saat mengikuti proses tender:

  • Memiliki Legalitas Perusahaan yang Jelas

Salah satu persyaratan utama adalah bahwa vendor harus memiliki legalitas perusahaan yang jelas. Ini mencakup memiliki dokumen resmi seperti Akta Perusahaan, Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), atau dokumen lain yang diperlukan.

  • Penawaran Sesuai dengan Ketentuan Kesepakatan dari Penyelenggara

Sebelum mengajukan penawaran, vendor harus memahami dan meninjau dengan seksama ketentuan kesepakatan yang telah ditetapkan oleh pihak penyelenggara. Penawaran yang diajukan harus sesuai dengan ketentuan tersebut, baik dari segi etika maupun hukum.

  • Sanggup Memenuhi Penawaran

Setelah terpilih sebagai pemenang tender, vendor harus menunjukkan kesanggupan dan komitmen untuk memenuhi penawaran yang telah diajukan. Hal ini meliputi ketersediaan untuk menjalankan proyek sesuai dengan waktu yang ditetapkan dan dengan kualitas yang diharapkan oleh pihak penyelenggara.

Baca juga: Menyelami Perbedaan dan Persyaratan Antara PKP dan Non PKP

Tahapan Dalaoalam Tender

Tahapan dalam proses tender meliputi beberapa langkah penting yang harus diikuti oleh penyelenggara dan vendor. Berikut adalah tahapan-tahapan dalam proses tender:

  • Persiapan Dokumen Tender

Tahapan pertama adalah persiapan dokumen tender oleh penyelenggara. Dokumen ini berisi spesifikasi teknis, syarat-syarat kontrak, dan ketentuan lainnya yang harus dipenuhi oleh para vendor yang tertarik untuk mengikuti tender.

  • Pengumuman Tender

Setelah dokumen tender disiapkan, penyelenggara akan mengumumkan tender tersebut kepada publik. Pengumuman ini biasanya dilakukan melalui media sosial, situs web resmi, atau media lainnya untuk menarik minat para vendor.

  • Pendaftaran Vendor

Para vendor yang tertarik untuk mengikuti tender harus mendaftar kepada penyelenggara. Mereka biasanya diminta untuk mengisi formulir pendaftaran dan menyampaikan dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk verifikasi.

  • Pra-Kualifikasi (Jika Diperlukan)

Dalam beberapa kasus, penyelenggara dapat melakukan tahap pra-kualifikasi untuk menyaring vendor-vendor yang memenuhi syarat tertentu. Ini bertujuan untuk mempersempit jumlah peserta yang akan mengikuti tahap selanjutnya dalam proses tender.

  • Pengajuan Penawaran

Para vendor yang lolos pra-kualifikasi atau yang mendaftar langsung dapat mengajukan penawaran mereka sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan dalam dokumen tender. Penawaran ini harus sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan oleh penyelenggara.

  • Evaluasi Penawaran

Setelah batas waktu pengajuan penawaran berakhir, penyelenggara akan mengevaluasi semua penawaran yang diterima. Evaluasi dilakukan berdasarkan kriteria-kriteria tertentu yang telah ditetapkan sebelumnya.

  • Pemilihan Pemenang

Berdasarkan hasil evaluasi, penyelenggara akan memilih vendor yang dianggap memberikan penawaran terbaik sesuai dengan kebutuhan dan kriteria yang ditetapkan. Vendor yang dipilih akan diumumkan sebagai pemenang tender.

  • Penandatanganan Kontrak

Langkah terakhir dalam proses tender adalah penandatanganan kontrak antara penyelenggara dan vendor yang terpilih. Kontrak ini berisi detail tentang pekerjaan yang akan dilakukan, jangka waktu pelaksanaan, dan kewajiban-kewajiban kedua belah pihak.

Kesimpulan

Tender adalah metode pemilihan vendor untuk barang, pekerja konstruksi, atau jasa lainnya. Proses ini penting untuk memperoleh barang dan jasa berkualitas dengan penawaran terbaik. Ingin mendapatkan bantuan jasa konsultasi tender untuk proses tender bisnis Anda? Konsultasikan dengan IZIN.co.id sekarang juga. Hubungi kami